Lepsza organizacja biura dzięki systemom klasy ECM

0
40

Systemy klasy ECM (Enterprise Content Management) to oprogramowanie integrujące systemy zarządzania procesami biznesowymi oraz obiegu dokumentacji w firmie. Największymi korzyściami z ich wdrożenia w przedsiębiorstwach są: zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz skrócenie czasu ich wyszukiwania i przetwarzania.

Zalety systemów ECM

Funkcjonalność systemów informatycznych klasy ECM docenią przede wszystkim te firmy, w których zatrudnionych jest wielu pracowników i które obsługują wielu rozproszonych kontrahentów. Cechą wspólną wszystkich tego typu przedsiębiorstw jest posiadanie dużej liczby drobnych procesów, przetwarzanych na masową skalę, np. wystawianie cyklicznych faktur, przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych, obsługa wniosków urlopowych itp. Ujęcie tych czynności w skodyfikowane i ustandaryzowane procesy przyczynia się do:

  • skrócenia czasu ich realizacji (system podpowiada pracownikowi kolejny krok do wykonania),
  • ułatwienia dostępu do archiwalnych danych (wszystkie dokumenty i zdarzenia zapisywane są w formie cyfrowej i przechowywane w chmurze),
  • poprawy bezpieczeństwa danych (dzięki nadawaniu/odbieraniu uprawnień użytkownikom i rejestracji każdej czynności dokonywanej na danym dokumencie).

Zalety cyfryzacji obiegu korporacyjnych danych docenią również przedsiębiorstwa generujące duże ilości dokumentacji produktowej (począwszy od projektów, przez specyfikacje, karty katalogowe, aż po foldery promocyjne), a więc m.in. przedsiębiorstwa produkcyjne, biura projektowe czy deweloperzy. Magazynowanie plików na jednym centralnym serwerze i ich wersjonowanie (ewidencjonowanie zmian) upraszcza dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca oraz eliminuje ryzyko posługiwania się nieaktualną wersją danego dokumentu.

Systemy ECM nie dla każdej firmy

Zakup i wdrożenie każdego nowego oprogramowania w firmie powinny zostać poprzedzone szczegółową analizą kosztów i korzyści danego przedsięwzięcia. W praktyce menedżerskiej przyjęła się bowiem zasada, że jakakolwiek inwestycja ma uzasadnienie jedynie wtedy, jeśli przewidywany okres zwrotu wniesionych środków będzie nie dłuższy niż 3 lata.

Jako przykład weźmy potencjalną korzyść związaną ze skrócenia czasu poświęcanego w pracy na ręczne wyszukiwanie dokumentów w setkach e-maili lub tradycyjnych segregatorach. Wg danych Instytutu Gartnera czynność ta może pochłaniać nawet 20-40% dnia pracy. Wygenerowanie zaledwie kilkuminutowej redukcji czasu poświęcanego na te zadania w skali międzynarodowej korporacji zaowocuje wielomilionowymi oszczędnościami oraz – być może – osiągnięciem znaczącej przewagi konkurencyjnej.

W przypadku małych firm wynik będzie zgoła odmienny – koszty poniesione na wysoce złożony system informatyczny mogą się nigdy nie zwrócić, gdyż pozytywne efekty wdrożenia nie będą mogły wyskalować się do odpowiedniego poziomu. W takim przypadku może się przewrotnie okazać, że najefektywniejszą metodą obiegu i archiwizacji dokumentacji będzie pozostanie przy operowaniu na dokumentach papierowych. Nie należy przy tym zapominać, że “analogowe” przetwarzanie danych wiąże się z wieloma obowiązkami dot. bezpieczeństwa danych, w tym m.in. wymogiem przechowywania dokumentów z danymi wrażliwymi w zamykanych na klucz szafach i regałach biurowych. Szafy chroniące dokumenty zarówno przed nieuprawnionymi osobami jak i pożarami tzw. szafy ogniotrwałe można kupić w sklepie mebledobiura.pl. Bardzo ciekawą szafą jest ogniotrwała szafa TRUST, produkowana przez firmę AJ Produkty. Posiada ona certyfikat bezpieczeństwa amerykańskiego instytutu Underwriter Laboratories Inc. W trakcie rygorystycznych testów jakie ta metalowa szafa musi przejść, poddawana jest działaniu pożaru, eksplozji, a nawet upadku z wysokości 2 pięter.