e-aukcje zakupowe, czy też aukcje odwrotne, to rozwiązanie mogące prowadzić do odczuwalnych oszczędności. Ich popularność rośnie, ale wraz z nią rosną zagrożenia, na które należy zważać decydując się na tę formę przeprowadzenia transakcji.
Na czym polegają i z czym wiążą się e-aukcje zakupowe? Jakie niosą zagrożenia, jak te zagrożenia przewidzieć i jak sobie z nimi radzić?
Osłabienie relacji z obecnymi kontrahentami
Powszechnie przyjęto, że e-aukcje są doskonałym środkiem prowadzącym do zwiększania efektywności cenowej w przedsiębiorstwie. Jednak czy w biznesie cena powinna bezwzględnie zajmować pierwszą pozycję na liście priorytetów?
Przeciwnicy tej formy zakupowej podkreślają, że e-aukcje mogą istotnie zaburzyć dotychczas wypracowane relacje z dostawcami. Wszystko to dlatego, że e-aukcje mają jeden cel główny – wywołanie presji cenowej na dostawcach.
Czy istnieje zatem sposób, aby kupcy mieli możliwość obniżania kosztów przy jednoczesnym podtrzymaniu dobrych relacji i warunków wypracowanych już kontraktów?
Grunt to strategia
Każdy przedsiębiorca ma świadomość, że nie ma projektu, który rozpoczyna się bez odpowiednio przygotowanej wcześniej strategii. Aukcje internetowe nie są wyjątkiem. Zanim więc firma rozpocznie korzystanie z e-aukcji zakupowych, musi przede wszystkim dobrze ten proces zaplanować. Obligatoryjnymi punktami, które powinny podlegać analizie, są:
- Grupy materiałów, towarów lub usług, dla których wdrożone zostaną e-aukcje
- Poprawna i płynna komunikacja – przede wszystkim pokazanie wyników e-aukcji i zadbanie o kontakt pomiędzy działem zakupów z dostawcą, a także pomiędzy wewnętrznymi partnerami biznesowymi, nie związanymi bezpośrednio z prowadzonym przetargiem
Stosowanie już tylko do dwóch powyższych zasad, może zdaniem ekspertów istotnie zminimalizować ryzyko pogorszenia relacji z dotychczasowymi dostawcami.
Wydłużony czas realizacji zadań
Okazuje się, że e-aukcje mogą poważnie zwiększyć zakres zadań, za które odpowiadają kupcy. Oznacza to jednocześnie większą pracochłonność. Nie jest to jednak warunek występujący w każdej sytuacji. Wiele zależy od poziomu innowacyjności przedsiębiorstwa wdrażającego strategię e-aukcji zakupowych. Jeśli jednak w firmie nie funkcjonują zintegrowane systemy informatyczne, które pozwalają na automatyzację procesu zakupowego, zachodzi wysoki ryzyko zmniejszenia efektywności pracy kupców. Wynika to z konieczności koncentrowania się pracowników działu zakupów na dodatkowych czynnościach, związanych z zakupami internetowymi. Żeby wiec uniknąć tego typu komplikacji, należy wcześniej przeanalizować możliwości naszego przedsiębiorstwa względem planowanego wdrożenia. Jeśli nie funkcjonuje u nas odpowiednia platforma wspierająca e-zakupy, warto przed wdrożeniem procesu, zadbać o usprawnienia techniczne.